Hur vi hanterar era uppgifter.

1. INLEDNING

Här kommer vi förklara hur vi hanterar era personuppgifter och annan information som anges oss.

Din integritet och säkerhet är viktigt för oss. Därför anser vi det viktigt hur vi hanterar era uppgifter.
Du är alltid välkommen med dina frågor om funderingar kvarstår efter texten.

 

2. PERSONUPPGIFTSANSVARIGA

SOMAG AB org nr 559460-0925, Tornvägen 5, 524 42 Ljung, ansvarar för behandlingen av personuppgifter, företagsuppgifter och information som lämnas i samband med t.ex. kontaktformulär, möten, eller vid projektsamarbeten.

 

3. VAD ÄR PERSONUPPGIFTER?

Personuppgifter är all information som direkt eller indirekt (dvs. tillsammans med andra uppgifter) kan kopplas till dig, t ex namn, bild, personnummer, eller IP-adress. Företagsuppgifter är  är all information som direkt eller indirekt (dvs. tillsammans med andra uppgifter) kan kopplas till företaget, t ex namn, bild, organisationsnummer, eller IP-adress

4. VILKA PERSONUPPGIFTER HANTERAR VI OM DIG OCH VARFÖR?

I det här avsnittet förklarar vi hur dina personuppgifter används för att vi ska kunna ge dig bra service, tjänster och information.

Vi behandlar i enlighet med vad som beskrivs nedan personuppgifter (inklusive personnummer) som lämnas till Assistentstödet i samband med t.ex. kontaktformulär eller samarbet. I syfte att upprätthålla en god tjänst och stöttning kan personuppgifterna & företagsuppgifterna komma att kompletteras genom inhämtning av uppgifter från webbtjänster, privata och offentliga register, t.ex. PAR, Ratsit.

4.1 När du är inskriven kund

När du väljer att bli kund hos oss på Assistenstödet så kommer vi spara och lagra följande information:

  • Uppgifter som du själv lämnar till oss såsom namn, personnummer, kontaktuppgifter, telefonnummer, e-postadress, hemsida, adresser, organisatonsnummer, lösenord, användarnamn, kontonummer.
  • Kontaktuppgifter och annan information som vi hämtar från PAR
  • Ett medlemsnummer som vi skapar för att identifiera dig i våra system

Vi hanterar dina personuppgifter för att:

  • Identifiera dig och administrera ditt medlemskap i Företagarna

Rättslig grund för hanteringen: 

Vi hanterar dina personuppgifter med stöd i fullgörande av avtal för att administrera ditt medlemskap i Företagarna.

Lagringstid: 

Vi sparar dina personuppgifter under ditt medlemskap och därefter i upp till 7 år.

4.2 När du har ett uppdrag som förtroendevald i Företagarna

Som förtroendevald har du skyldighet att hantera andras personuppgifter enligt gällande lagstiftning.

Ett uppdaterat avtal, med syfte att förtydliga hur du som förtroendevald behöver hantera personuppgifter, kommer i början av juni att kunna läsas och behöva godkännas av dig på föreningsportalen.

4.3 När du kontaktar Företagarnas rådgivning

När någon från företag med företagsavtal kontaktar rådgivningen kommer dessa kontakter att dokumenteras. Inga personuppgifter som tillhör de särskilda kategorierna av personuppgifter (känsliga personuppgifter) sparas vid dokumentation av den rådgivning som ingår i serviceavgiften.

Utöver de personuppgifter m.m. som Företagarna redan behandlar om ditt företag och dig i egenskap av medlem eller kontakt kan Företagarna komma att behandla följande uppgifter:

  • Kortfattade anteckningar angående ärendet och rådgivarens svar

Vi hanterar dina personuppgifter för att:

  • kunna ge bra service vid t.ex. återkommande kontakt och säkerställa vilken rådgivning som getts

Rättslig grund för hanteringen: 

Vi hanterar dina personuppgifter med stöd i intresseavvägning då Företagarnas berättigade intresse av att dokumentera rådgivningen väger tyngre än kontakters och medlemmars behov av skydd för personuppgifterna.

Lagringstid: 

Vi sparar de uppgifter som rör ärendet i högst två år.

 

4.4 När du deltar på aktiviteter eller i undersökningar

I samband med events (seminarier, föreläsningar, tävlingar, kampanjer, inspelning av podcasts, filmade intervjuer, etc.) eller i samband med undersökningar (enkäter och intervjuer, per telefon eller via paneler) hanterar vi de uppgifter som du lämnar till oss, inklusive namn och kontaktuppgifter.

Vi hanterar dina personuppgifter för att:

  • Administrera aktiviteten och för att kunna återkoppla till dig
  • Skapa reportage och annat material för sändning i våra sociala kanaler och på vår webbplats
  • Ge dig god service
  • Informera om och erbjuda dig nya marknadsaktiviteter och kundundersökningar
  • Ta fram statistik från marknadsaktiviteter och kundundersökningar, i syfte att förbättra våra tjänster
  • Hantera födoämnesallergier i samband med förtäring

Rättslig grund för hanteringen: Vi hanterar dina personuppgifter för vårt berättigade intresse som beskrivs ovan (intresseavvägning) och med stöd i fullgörande av avtal vid administration av tävlingar. Om vår behandling kräver ditt samtycke, kommer vi att inhämta det innan behandlingen påbörjas.

Lagringstid: Vi sparar dina uppgifter inte längre än fyra månader från aktiviteten.  

 

4.5 När du kommunicerar med oss

Du kan välja att kommunicera med Företagarna på många olika sätt, t.ex. via sociala medier, i samtal och e-post.

När du kommunicerar med oss hanterar vi uppgifter som du själv lämnar till oss t ex:

  • Namn och kontaktuppgifter
  • Information om din synpunkt, fråga eller ditt ärende

Vi hanterar dina personuppgifter för att:

  • Besvara frågor och hantera ditt ärende, t ex avhjälpa fel och klagomål
  • Leverera beställd information, t ex medlemsbevis
  • Förbättra våra tjänster och den information som vi lämnar och publicerar via vår hemsida

Rättslig grund för hanteringen: Vi hanterar dina personuppgifter för vårt berättigade intresse att hantera ditt ärende (intresseavvägning).

Lagringstid: Vi sparar dina personuppgifter i upp till 12 månader efter avslutat ärende för att säkra spårbarhet i din kommunikation med oss.

 

4.6 När du är anställd av Företagarna

När du blir, är eller har varit anställd av Företagarna hanterar vi:

  • Uppgifter som du själv lämnar till oss såsom namn, personnummer och kontaktuppgifter, inklusive telefonnummer och e-postadress
  • Kontaktuppgifter till närmast anhörig
  • Kontouppgifter för löneutbetalning
  • Uppgifter om försäkringar

Rättslig grund för hanteringen: 

  • Vi hanterar dina personuppgifter med stöd i fullgörande av avtal för att administrera din anställning hos Företagarna

Lagringstid: 

  • Vi sparar dina personuppgifter under din anställning och därefter i upp till 7 år
  • Namn, personnummer och anställningstid raderas inte

 

4.7 När vi har en skyldighet enligt lag

Utöver vad som beskrivs i punkterna ovan hanterar vi i vissa fall dina personuppgifter när vi är skyldiga enligt lag, t ex på grund av vår bokföringsskyldighet eller vid begäran från myndighet.

Rättslig grund: När vi hanterar dina personuppgifter på grund av att vi är skyldiga enligt lag gör vi det med stöd i en rättslig skyldighet.

 

5. HUR LÄNGE VI SPARAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?

Dina personuppgifter lagras bara så länge som det krävs för att uppfylla ändamålen med behandlingen, eller så länge som vi måste lagra dem enligt lag. Därefter raderas eller avidentifieras dina uppgifter på ett säkert sätt, så att de inte längre kan kopplas till dig. Läs mer om hur länge vi sparar dina uppgifter ovan under respektive avsnitt.

 

6. TILL VEM LÄMNAR VI UT DINA PERSONUPPGIFTER?

Företagarna säljer aldrig dina uppgifter till en tredje part. Vi kan dock komma att lämna ut dina personuppgifter till följande kategorier av mottagare:

  • Leverantörer, både inom och utanför EU/EES, som t ex tillhandahåller IT-tjänster, hanterar medlemsärenden och marknadsför för Företagarnas räkning
  • Samarbetspartners som tillhandahåller medlemsförmåner
  • Andra bolag såsom regionala bolag och lokalföreningar
  • Andra mottagare när det följer av lagkrav, annan författning eller myndighetsbeslut
  • Sociala medie-aktörer, såsom t.ex. Facebook och LinkedIn

Mottagare som hanterar personuppgifter för Företagarnas räkning ska alltid ingå ett så kallat personuppgiftsbiträdesavtal med oss i syfte att vi ska kunna säkerställa att dina uppgifter hanteras på korrekt och säkert sätt. När dina personuppgifter delas med en mottagare som är självständigt personuppgiftsansvarig, t ex en myndighet eller en bank, gäller mottagarens integritetspolicy och information om personuppgiftshantering.

 

7. HUR SKYDDAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?

Din integritet är viktig för oss och därför sätter vi säkerheten i fokus. Vi vidtar åtgärder för att skydda dina uppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen och etablerade riktlinjer för informationssäkerhet. Detta innebär t.ex. att vi har rutiner och regler kring dataskydd och att våra medarbetare bara har tillgång till de uppgifter de behöver för att utföra sitt arbete.

 

8. DINA RÄTTIGHETER

Du har vissa rättigheter enligt dataskyddslagstiftningen. Om du vill nyttja någon av dina rättigheter kan du kontakta oss via kontaktuppgifterna i nästa avsnitt.

  • Tillgång till dina personuppgifter – du har rätt att få en bekräftelse på om vi behandlar dina personuppgifter och ett utdrag över vilka uppgifter som behandlas
  • Begära rättelse – du har rätt att få felaktiga uppgifter rättade
  • Begära att raderas – du har rätt att under vissa omständigheter få dina uppgifter borttagna
  • Invända mot behandling som stödjer sig på vårt berättigade intresse och mot behandling för direktmarknadsföring– du har rätt att invända mot behandlingen av dina personuppgifter eller att behandlingen begränsas.
  • Rätt till dataportabilitet  du har rätt att kräva att personuppgifter flyttas från oss till ett annat företag, myndighet eller organisation. Denna rättighet är begränsad till uppgifter som du själv tillhandahållit oss

Om du vill veta mer om dataskyddslagstiftningen och dina rättigheter kan du läsa mer här:

Integritetsskyddsmyndigheten (IMY)

Om du anser att vår behandling av dina personuppgifter inte sker i enlighet med dataskyddslagstiftningen ber vi dig att kontakta oss. Se avsnittet kontaktuppgifter nedan. Du har även rätt att klaga till Integritetsskyddsmyndigheten som är tillsynsmyndighet.

 

9. HUR DU MOTSÄTTER DIG ELEKTRONISK DIREKTMARKNADSFÖRING

Företagarna kan komma att använda din e-postadress eller mobilnummer för direktmarknadsföring. Om du inte vill att vi använder din e-postadress eller mobilnummer för direktmarknadsföring är du välkommen höra av dig så inför vi en så kallad reklamspärr för dina uppgifter.

Sådan anmälan ska vara skriftlig, innehålla namn och personnummer/medlemsnummer och skickas till postadress eller e-postadress under ”kontaktuppgifter”.

 

10. KONTAKTUPPGIFTER

Företagarna Sverige Service AB (org. nr. 556093-3011) är personuppgiftsansvarig för hanteringen av dina personuppgifter. Om du vill ha ytterligare information om hur dina personuppgifter hanteras, kontakta oss genom att skicka en begäran till:

Företagarna Sverige Service AB
106 67 Stockholm

E-post: personuppgifter@foretagarna.se

I brevet önskar vi att du uppger ditt namn, adress, e-post, telefonnummer samt personnummer i tillägg till ditt ärende. Om vi är osäkra på din identitet kommer vi att kontakta dig för ytterligare information.

 

11. UPPDATERINGAR AV INFORMATIONSTEXTEN

Denna informationstext uppdaterades senast den 16 maj 2018 och kan komma att ändras. Ändringar publiceras på vår webbplats


Nästa steg är att besvara frågorna och dokumentera svaren på:

  • Vem har tillgång till personuppgifterna i respektive system?
  • Varför har denna/dessa personer tillgång till dessa?
  • Varför sparas uppgifterna?
  • Hur länge sparas uppgifterna?
  • Hur sparas uppgifterna (pärm/system)?
  • Hur garanterar ni att ni inte sparar uppgifterna onödigt länge? D.v.s. rutiner för städning/anonymisering.
  • Hur gör ni för att enbart spara nödvändiga uppgifter, d.v.s. att ni inte samlar in uppgifter som ni inte har nytta av?
  • Hur ser ni till att rätt person har tillgång till personuppgifterna? Här handlar det även om att se till att begränsa tillgången till uppgifterna på ett vettigt sätt.

Det är inte olagligt att spara personuppgifter så länge ni har ett bekräftat medgivande, har informerat om insamlandets syfte, vem som har tillgång till dem samt lagringens varaktighet. D.v.s. att ni har god och dokumenterad grund för insamlandet.